SAIBA COMO REDUZIR OS CUSTOS COM VIAGENS CORPORATIVAS EM 6 DICAS

As viagens corporativas são essenciais para empresas que precisam expandir seus negócios por meio do contato direto com clientes ou promover incentivo aos colaboradores e buscar novos mercados. Todavia, se não houver um controle de custo com viagens, elas podem gerar prejuízos.

É justamente isso o que está acontecendo com muitas organizações. Uma pesquisa produzida pela Argo IT, uma empresa de tecnologia, apontou que 52% das empresas brasileiras não empregam nenhum sistema ou ferramenta para auxílio na gestão de viagens. Não é difícil imaginar o impacto disso, não é mesmo?

Essa falta de gestão e métodos que proporcionem redução de custos pode acarretar diretamente em prejuízos financeiros para as empresas. Por isso é tão importante que os gestores estudem métodos eficientes de controlar os custos com suas viagens.

Pensando justamente nisso, reunimos aqui algumas dicas que podem lhe ajudar a reduzir essas despesas. Continue lendo e confira!

MÉTODOS EFICIENTES PARA REDUZIR O CUSTO COM VIAGENS CORPORATIVAS

Antes de apresentarmos os métodos, é necessário destacar que eles devem ser empregados de acordo com as necessidades da empresa. Sendo assim, não é preciso seguir todos à risca, necessariamente.

Confira cada um deles e veja qual oferecerá melhor aplicabilidade para o seu caso, ou qual, de fato, faz sentido para a sua demanda.

1. PESQUISE PASSAGENS COM ANTECEDÊNCIA

Um dos principais custos de qualquer viagem é a passagem aérea. Para reduzi-lo, a forma mais eficiente é comprá-las com antecedência.

Segundo um artigo da Mundi, a antecedência ideal para comprar passagens varia de dois a seis meses, dependendo do destino. No geral, quanto maior for essa antecedência, mais existe a possibilidade de encontrar valores mais acessíveis.

Se não for possível comprá-las antes, a alternativa é fazer uma busca minuciosa em sites de passagens aéreas. Muitas plataformas, inclusive, oferecem promoções relâmpago! Pesquise em diversos sites, mesmo nos das companhias.

2. NEGOCIE AS RESERVAS DA HOSPEDAGEM

A hospedagem também é outro custo elevado na viagem. Quanto a isso, no entanto, empresas que atuam com hotéis parceiros têm a vantagem de conseguir negociar preços mais econômicos. Afinal, uma rede de hotéis não vai querer perder um parceiro que está sempre enviando um bom volume de clientes, certo?

Nesse caso, é importante entrar em contato com a hospedagem apresentando dados e explicando a necessidade de reduzir o custo com viagens. Um bom parceiro, certamente, fará o que for possível para lhe ajudar.

3. INVISTA EM HOSPEDAGENS FRACIONADAS

Grande parte das viagens corporativas exige que o colaborador passe apenas algumas horas no seu destino. Logo, pagar uma diária completa de hotel nesses casos pode ser um prejuízo para a empresa.

Sabendo disso, muitas redes hoteleiras começaram a oferecer diárias fracionadas. Assim, o cliente só paga pelas horas que precisa, e não por uma diária completa. No fim, isso acaba gerando uma boa economia para as viagens corporativas.

4. DEFINA ROTEIROS ESTRATÉGICOS

Como já mencionamos, as viagens corporativas podem ser realizadas por diversos motivos. Seja qual for o da sua empresa, pensar em roteiros estratégicos é um ponto essencial para reduzir custos com viagens.

No caso de uma viagem de incentivo, por exemplo, é essencial produzir um roteiro interessante para o colaborador, mas que não gere altas despesas. Sendo assim, o primeiro passo é pensar em um destino econômico. Em seguida, encontre um hotel com preço acessível e que tenha uma boa localização — isso permitirá deslocamentos mais simples e menos custos com transportes.

Em resumo, todos os detalhes devem ser pensando visando economia, mas sem deixar de lado a qualidade.

5. ESTABELEÇA UMA BOA POLÍTICA DE REEMBOLSO

O reembolso é uma das etapas mais importantes para um controle efetivo das despesas. Afinal, é nesse momento que o colaborador prestará conta dos seus gastos. Para isso, ele precisa ter em mente, de forma clara, quais despesas são obrigação da empresa. Ou seja, a empresa deve oferecer uma política de reembolso objetiva.

Esse documento deve especificar, exatamente, quais são custos que serão reembolsados. Também precisa explicar como será efetuado o processo de solicitação e as formas de comprovação de todos os gastos.

Já o profissional responsável por fiscalizar o reembolso deve atuar com uma fiscalização acirrada, para que não passem na prestação despesas que a empresa não tem obrigação de pagar. Ele também pode iniciar um processo de análise dos gastos e verificar o que pode ser cortado ou reduzido, para gerar economia em próximas viagens da empresa.

6. TENHA UMA GESTÃO DE VIAGENS EFETIVA

O controle de custo com viagens só pode ser efetivo quando há uma gestão efetiva. Isso significa que o planejamento da viagem é o passo mais relevante para conseguir economia. Sendo assim, quando pensamos em uma boa gestão de viagens corporativas, devemos estar atentos a itens como:

POLÍTICA DE VIAGEM

O documento precisa contar com todas as informações sobre a viagem, desde o orçamento e os parceiros, até como realizar o reembolso.

AUTOMATIZAÇÃO

Os dados financeiros gerados pela viagem precisam ser catalogados para gerar relatórios on-line de qualidade. São esses relatórios que permitem tomadas de decisões com mais embasamento.

Diante disso, contar com software especializado ou agência especializada é uma ótima maneira de gerar relatórios. Com apoio de agência ou software é possível fazer reservas de hospedagem on-line, comprar passagens aéreas ou contratar um transfer. Até mesmo por WhatsApp.

Todos as movimentações são catalogadas para que, em seguida, haja um relatório.

ATENDIMENTO

Imprevistos podem acontecer, não há como evitá-los. Entretanto, a forma como eles são resolvidos implica diretamente nos custos da viagem.

Sendo assim, é importante ter uma equipe de atendimento para auxiliar o colaborador em caso de imprevistos como cancelamento de voo ou reserva em hotel. Sem dúvida, um bom atendimento garantirá que tudo seja resolvido sem prejuízos financeiros.

Enfim, agora você sabe como reduzir o custo com viagens corporativas para aproveitar ao máximo os benefícios que elas trazem à sua empresa! Ainda assim, é importante destacar que é fundamental manter uma constante atualização dessas práticas. Afinal, há sempre métodos, pontos de vistas e formas novas de gerenciar que podem agregar ao seu trabalho. Este tipo de consultoria está ao seu alcance e lhe ajudamos nesse processo.

Então, gostou das nossas dicas para reduzir o custo com viagens corporativas? Agora, aproveite para compartilhá-las em suas redes sociais!