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CONFIRA 5 DICAS PARA A GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS!

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CONFIRA 5 DICAS PARA A GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS!

 

Trabalhar em um cargo de liderança, muitas vezes, exige a realização de multitarefas. Uma delas pode ser a gestão de viagens corporativas — um trabalho detalhista e, por vezes, cheio de imprevistos e dificuldades.

Imagine ter uma agenda lotada de compromissos e ainda ter que lidar com imprevistos como: remarcações de passagens de última hora, problemas com a hospedagem e ter que controlar o orçamento — tudo isso além de realizar outras tarefas da agenda. Bastante complicado e exaustivo, não é mesmo?

Por isso, é importante saber que atuar com uma programação bem determinada e seguir algumas dicas podem ser excelentes alternativas para viabilizar uma viagem corporativa de qualidade. Se você sofre esse tipo de problema na sua rotina profissional, saiba que está no lugar certo!

Então, para conseguir desafogar a agenda e ter tempo para realizar as tarefas mais urgentes, continue acompanhando este post que preparamos sobre o assunto.

1. CRIE UMA POLÍTICA DE VIAGENS

A política de viagens é um passo fundamental para promover as viagens com qualidade e segurança — tanto para o profissional quanto para a própria empresa. Isso porque ela define, de forma objetiva e enfática, todas as questões importantes da viagem corporativa.

Em uma política é possível, por exemplo, encontrar os valores disponíveis, as regras de reembolso e de segurança que os funcionários devem levar em consideração para evitar prejuízos financeiros.

De forma prática, ela faz com que as despesas sejam separadas de outros gastos e, além disso, também define uma administração mais eficiente e quais profissionais ficarão responsáveis em cada etapa da organização da viagem.

Sendo assim, para realizar uma política adequada, a empresa precisa realizar uma reunião com a equipe financeira e com outros profissionais que também estejam envolvidos diretamente com a questão.

Então, juntos eles devem definir as responsabilidades dos viajantes corporativos, os critérios que devem ser usados para contratar fornecedores, os limites de gastos etc. É importante destacar que quanto mais detalhes o documento englobar maior será sua eficiência na prática.

2. ENTENDA OS OBJETIVOS DA VIAGEM

Um passo essencial no planejamento é compreender os objetivos da viagem, uma vez que eles que nortearão as práticas que devem ser realizadas no planejamento para atender as necessidades centrais.

Em um cenário onde o colaborador vai para uma reunião de algumas horas no escritório do cliente, por exemplo, é mais interessante ter uma boa localização de hospedagem do que uma de alto padrão. Afinal, nesse caso, poder ir e voltar rapidamente ao local trará um melhor custo-benefício.

Sendo assim, o profissional precisa entender quais serão as demandas para que os gastos possam ser otimizados de forma eficiente e de modo a atender as necessidades com precisão. No fim das contas, quando esse processo é realizado, há uma boa economia financeira para a empresa.

3. DEFINA O ROTEIRO COM CUIDADO

Cada viagem corporativa é motivada por determinados fatores e, consequentemente, possui demandas específicas. Justamente por isso, cada uma deve contar com um roteiro próprio, de modo a evitar gastos desnecessários e promover o bem-estar do colaborador. Sendo assim, é essencial criar um programa com cuidado.

Além disso, no momento de planejar o roteiro, o profissional deve se questionar: o nível de segurança do destino, se o hotel oferecerá facilidade de transporte para o colaborador e se há restaurantes ou mercados próximos da hospedagem, por exemplo.

Todavia, antes de definir essas questões, é indispensável considerar a reserva financeira que está disponível. Já que isso estabelecerá quanto será possível gastar com hospedagem, alimentação, seguro viagem e transporte.

Em qualquer etapa do roteiro, é indispensável pensar na segurança e bem-estar do colaborador. Afinal, uma experiência de qualidade impactará diretamente no rendimento de trabalho.

4. AUTOMATIZE OS PROCESSOS

A tecnologia é uma grande aliada em gestão, uma vez que ela permite otimizar processos e mensurar o orçamento com maior precisão, ou seja, com menos margens para erros.

Atualmente, por exemplo, efetuar cálculos manualmente é algo dispensável, pois há softwares especializados e até planilha de dados que podem fazer isso com muito mais praticidade e confiabilidade.

Sendo assim, promova um fluxo de custos para cada etapa. O processo deve incluir, por exemplo, os valores das reservas em hotéis, custos de transporte, alimentação e também gastos com imprevistos.

5. TERCEIRIZE A GESTÃO DE VIAGENS

Em alguns casos, é essencial admitir que não é possível conciliar diversas tarefas e, ainda, realizar o planejamento ideal de viagens corporativas. Admitir isso pode na verdade reverter em grandes ganhos de produtividade. Todo profissional é humano e, muitas vezes, precisa daquela forcinha extra para render seu máximo.

Nesse cenário, contratar uma empresa especializada costuma ser algo vantajoso, pois garante que os serviços realizados funcionem de forma eficiente. Como atuam no ramo, as organizações especializadas estão acostumadas a oferecer viagens para diversos destinos, e por isso, oferecem uma jornada com conforto e sempre levando em consideração os objetivos do contratante.

Ademais, elas trabalham diretamente com fornecedores experts e, além de bons serviços, conseguem transferir para o contratante valores muito mais acessíveis. Nesse caso, há uma economia que deve ser levada em consideração e que é possível devido às parcerias que as boas empresas mantêm com cooperativas de táxi, companhias aéreas, hotéis, restaurantes etc.

Sem contar que elas oferecem todo o suporte necessário durante a viagem. Em caso de imprevistos, por exemplo, o colaborador e o próprio contratante podem contar com atendimento realizado por profissionais capacitados.

Além disso, outro ponto de destaque é que as empresas costumam oferecer relatórios detalhados dos gastos e ainda planejam o serviço seguindo rigorosamente a política de viagem estabelecida pelo contratante, que não precisará delegar o trabalho para um funcionário específico e terá a tranquilidade de que a viagem será planejada com sucesso.

Tendo isso em mente, é hora de estabelecer o planejamento da gestão de viagens da sua empresa. Lembre-se que, caso não seja possível contratar uma organização, as dicas anteriores devem ser levadas em consideração para obter qualidade e economia financeira e de tempo.

Você chegou até o fim do artigo, mas ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Basta deixar um comentário neste artigo que a nossa equipe fará o possível para ajudar.

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Michel Leão 0Comentário(s)
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